Αρχεία Excel

Σκοπός των αρχείων excel είναι η διευκόλυνση στη δημιουργία των αρχείων (σε μοφρή csv) με στοιχεία μητρώου και εισφορών τα οποία ανά μήνα θα ενημερώνουν το μηχανογραφικό σύστημα του Ταμείου.

Για την κατανόηση του τρόπου λειτουργίας των αρχείων excel θα πρέπει να έχετε υπόψη σας τις γραμμογραφήσεις των αρχείων.

Περιγραφή αρχείων excel

Το πρώτο φύλλο κάθε αρχείου έχει προκαθορισμένες στήλες, ανάλογα με τα στοιχεία στα οποία αναφέρεται. Οι στήλες αυτές είναι εκείνες που περιγράφονται στις γραμμογραφήσεις του υλικού τεκμηρίωσης. Τα υπόλοιπα φύλλα περιέχουν τις αποδεκτές τιμές για τα κωδικοποιημένα πεδία και έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα. Στα φύλλα αυτά δεν επιτρέπεται η καταχώρηση (είναι προστατευμένα).

Η συμπλήρωση των στοιχείων γίνεται μόνο στο πρώτο φύλλο από τη γραμμή 2 και κάτω. Με την έναρξη της καταχώρησης κάθε γραμμής και μετά από την καταχώρηση κάθε κελιού εκτελούνται έλεγχοι σε όλα τα κελιά της γραμμής. Σε όποιο κελί υπάρχει πρόβλημα ή κενό στην καταχώρηση εμφανίζεται χρωματική ένδειξη (κόκκινο). Αρχικά η χρωματική ένδειξη εμφανίζεται σε όλη τη γραμμή και περιορίζεται μετά την ορθή καταχώρηση κάθε πεδίου.

Οποιοδήποτε σημείο δεν γνωρίζετε ή δεν είναι διαθέσιμο θα καταχωρήσετε: #Ν/Α

Ενδεικτικοί έλεγχοι που εκτελούνται είναι:

  • Έλεγχοι εγκυρότητας ΑΜΚΑ και ΑΦΜ
  • Έλεγχοι υπέρβασης μέγιστου μήκους πεδίων
  • Έλεγχοι σωστής μορφοποίησης (ειδικά στα πεδία ημερομηνιών όπου η καταχώρηση πρέπει να έχει τη μορφή ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ π.χ. 2013-10-25)
  • Έλεγχοι αποδοχής κωδικοποιημένων πεδίων. Στα πεδία που απαιτείται κωδικοποιημένο περιεχόμενο όπως π.χ. Επάγγελμα, ΔΟΥ, Φύλο κλπ δεν γίνεται ελεύθερη καταχώρηση αλλά επιλογή από λίστα επιτρεπόμενων τιμών.
  • Έλεγχοι συνοχής πεδίων π.χ. δεν επιτρέπεται η καταχώρηση αιτίας αποχώρησης χωρίς να είναι καταχωρημένη η ημερομηνία καταχώρησης.

Οδηγίες εξαγωγής αρχείου csv

Όταν έχουν συμπληρωθεί όλες οι εγγραφές που πρέπει να αποσταλούν, ο χρήστης θα πρέπει να πατήσει το κουμπί με τίτλο Εξαγωγή αρχείου CSV για ΕΤΕΑΠΕΠ το οποίο βρίσκεται στο πρώτο φύλλο του αρχείου excel, στην πρώτη γραμμή και μετά την τελευταία στήλη:

Με το πάτημα του κουμπιού αυτού εμφανίζεται μια φόρμα στην οποία θα πρέπει να συμπληρωθούν τα ζητούμενα στοιχεία:

Θα πρέπει να συμπληρωθεί ο Α.Μ. Εργοδότη στο ταμείο και ο μήνας / έτος αποστολής. Π.χ. για τα αρχεία που αφορούν τον Ιανουάριο του 2014 (και θα αποσταλούν στις αρχές Φεβρουαρίου 2014) θα πρέπει να δοθεί Μήνας = 1 και Έτος = 2014. Επίσης θα πρέπει να επιλεγεί (πατώντας στο κουμπί με τις τρεις τελίτσες) ο φάκελος στον οποίο θα αποθηκευτεί το αρχείο CSV που θα εξαχθεί. Στο πεδίο «Όνομα Αρχείου» εμφανίζεται αυτόματα το όνομα του εξαγόμενου αρχείου σύμφωνα με την ονοματολογία που περιγράφεται στο υλικό τεκμηρίωσης. Με το πάτημα του κουμπιού «ΟΚ» παράγεται στον επιλεγμένο φάκελο το CSV αρχείο που θα πρέπει να αποσταλεί στο ταμείο μέσω e-mail.

Η ίδια διαδικασία πρέπει να επαναληφθεί και για τα τέσσερα αρχεία excel και να εξαχθούν αντιστοίχως τέσσερα csv αρχεία προς αποστολή.

ΠΡΟΣΟΧΗ!!!!

Για την ορθή λειτουργία των αρχείων θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τις μακροεντολές στο Excel. Ανάλογα με την έκδοση του Office που χρησιμοποιείτε, κατά το άνοιγμα των αρχείων θα εμφανιστεί ένα μήνυμα για την ενεργοποίηση των μακροεντολών όπως το παρακάτω:

Επιλέξτε το κουμπί ενεργοποίησης. Σε διαφορετική περίπτωση δεν θα λειτουργούν οι έλεγχοι, δεν θα εμφανίζονται οι χρωματικές ενδείξεις και δεν θα είναι δυνατή η εξαγωγή των αρχείων προς αποστολή.